I gruppi WhatsApp sono tra le funzioni più usate della app di messaggistica più diffusa al mondo. Chiunque di noi, prima o poi,  è stato coinvolto in una o più chat multiutente. Tu lo sai quali sono le cose che puoi fare in un gruppo di WhatsApp? Conosci tutti i trucchi ed i segreti? In questo articolo ti dico tutto quello che c’è da sapere. Nell’indice trovi tutti gli argomenti e potrai andare direttamente a quelli che ti interessano. Dopo l’indice inizio dal principio, si parte!

Creare un gruppo WhatsApp

La nascita inizia con la sua creazione da parte della persona che poi ricoprirà la carica di creatore del grupppo. Per creare un gruppo su WhatsApp devi

  • Andare nel menu con i tre puntini in alto a destra
  • Scegliere la voce Nuovo gruppo
  • Selezionare dalla tua rubrica i partecipanti al gruppo. Man mano che li selezioni li vedrai nella parte alta del display
  • Fare tap sulla freccia su fondo verde nella parte bassa sello schermo
  • Inserire l’oggetto (il nome) del gruppo che deve essere di massimo 25 caratteri
  • Toccare il simbolo di spunta su fondo verde

Se crei un gruppo WhatsApp ne diventi automaticamente il creatore ed avrai alcuni privilegi concessi solo a questo ruolo. Questa figura è stata introdotta recentemente ed ha privilegi più elevati rispetto agli amministratori.

I privilegi del creatore

Il privilegio fondamentale  è che il creatore non potrà mai essere cacciato dal gruppo che lui stesso ha fatto nascere. Se vorrà lasciarlo, potrà farlo volontariamente. Non potrà nemmeno essere limitato nelle sue funzioni: un altro amministratore non potrà de-mansionare un creatore a ruolo di semplice utente. Per il resto ha i privilegi ed i compiti di un amministratore.

Il ruolo dell’amministratore

L’amministratore ha diversi privilegi e diversi compiti, solo un amministratore può

  • aggiungere utenti alla chat
  • rimuovere utenti dalla chat
  • nominare altri amministratori
  • rimuovere amministratori dalla chat
  • inibire la chat alla scrittura

Un amministratore poi ha il compito di sollecitare le discussioni proponendo temi, organizzando appuntamenti, invitando singoli utenti a partecipare. Ha anche il compito di sedare discussioni troppo accese, invitando al rispetto delle buone maniere che troppo spesso vengono meno nei gruppi WhatsApp.

A tal proposito, pare che agli amministratori sarà data la possibilità di dare una espulsione a tempo, una specie di cartellino giallo. In questo modo gli utenti indisciplinati saranno impossibilitati ad usare la chat per un periodo limitato di tempo.

Gestire i gruppi WhatsApp

La gestione dei gruppi su WhatsApp è affidata agli amministratori, ci sono però anche alcuni aspetti che riguardano tutti i partecipanti, ne parlerò più  avanti, iniziamo con le prerogative degli amministratori.

Aggiungere un utente

Solo se sei un amministratore puoi fare questa azione. Per aggiungere un utente, questo deve essere presente nella rubrica del tuo smartphone. Se non c’è, devi aggiungerlo alla rubrica per poter procedere. Se l’utente è già in rubrica allora devi entrare nella gestione della chat facendo tap nella parte alta dove c’è il nome del gruppo. Dopo di che

  • Fai scorrere un po’ verso il basso la schermata fino a scoprire la voce Aggiungi partecipante… e toccala
  • Inserisci in alto il nome o la parte iniziale del nome della persona da aggiungere
  • Quando la ricerca ti mostra il nome della persona fai tap su questo
  • Rispondi OK nella finestra di conferma

Alla schermata si aggiungerà il nome del nuovo utente che riceverà una notifica che lo avvisa di essere stato aggiunto al tuo gruppo.

Aggiungere un utente che ha abbandonato

Se un utente abbandona il gruppo i motivi possono essere diversi

  • non gli interessa
  • ha litigato con qualcuno
  • nel gruppo c’è qualcuno con cui non vuole avere a che fare
  • riceve troppe notifiche
  • i media del gruppo occupano spazio nella memoria dello smartphone
  • ha cambiato numero
  • non voleva lasciarlo ma ha sbagliato

insomma i motivi possono essere tanti e possono essere anche di carattere temporaneo. Per questo motivo è possibile aggiungere un utente ad un gruppo WhatsApp anche se questo lo ha già abbandonato.  C’è una limitazione temporale alla riammissione di un utente. Funziona così: se un utente lascia un gruppo può essere nuovamente aggiunto immediatamente. Tuttavia se questi dovesse abbandonare nuovamente non sarà possibile re-inserirlo subito. Bisognerà aspettare un periodo di tempo durante il quale, se proverai a farlo, riceverai un messaggio di errore: Impossibile aggiungere perché ha abbandonato il gruppo di recente. Riprova più tardi.

È possibile ri-aggiungere un partecipante un partecipate ad un gruppo di WhatsApp 24 ore dopo che questo ha abbandonato.

La ratio è questa: un utente potrebbe aver lasciato per errore e quindi c’è la possibilità per l’amministratore di ri-ammetterlo subito. Ma se l’utente lasciasse ancora, allora la sua volontà sarebbe chiara e quindi la app rispetterebbe (almeno per un po’) la sua volontà di starne fuori.

N.B. Sono previsti cambiamenti che riguardano gli inviti ai gruppi. Leggi la notizia per saperne di più.

Invitare utenti tramite link

È possibile invitare un utente a partecipare ad un gruppo WhatsApp tramite un link generato dalla stessa app.

La procedura è semplice, come nel caso precedente accedi alla gestione del gruppo e fai tap su Aggiungi partecipante… Poi tocca la prima voce, invita tramite link. Nella schermata successiva ti sono offerte diverse maniere di gestire il link.

  • Invia link tramite WhatsApp – ad uno o più contatti della tua rubrica o ad un gruppo
  • Copia link – per poi incollarlo altrove, per esempio su Facebook
  • Condividi link – con una delle app installate sul tuo smartphone
  • Revoca link – che rende inutilizzabile il link precedentemente generato

Il numero massimo dei partecipanti

È previsto un numero massimo di partecipanti ai gruppi WhatsApp. Il limite è di 256 utenti. Non so se sia una scelta tecnica o strategica.

Rimuovere un utente

Un utente può lasciare una chat per scelta propria o può essere rimosso da un amministratore. Di solito si rimuovono gli utenti che creano problemi nei gruppi o quelli che non partecipano mai a nessuna discussione o iniziativa. Normalmente si rimuovono gli utenti inattivi per far spazio a nuovi utenti visto il limite massimo di partecipanti previsto.

Per rimuovere un utente vai nella gestione del gruppo e fai un tocco prolungato sull’utente che intendi rimuovere. Si apre una finestra con diverse scelte tu scegli Rimuovi (nome dell’utente). Subito dopo dai la conferma.

L’utente viene rimosso e sulla chat apparirà un messaggio che l’utente è stato rimosso. Il messaggio riporta anche il nome dell’amministratore che ha rimosso l’utente.

Che succede se un amministratore abbandona?

Come ti ho spiegato un gruppo può avere uno o più amministratori. In quest’ultimo caso, se solo uno di questi lascia il gruppo, non c’è problema. Ci saranno ancora uno o più amministratori a gestirlo. Ma cosa succede se un amministratore unico lascia un gruppo? Dal momento che un gruppo WhatsApp ha bisogno comunque di un amministratore, solo in questo caso, se l’amministratore abbandona, tutti i partecipanti presenti nel gruppo diventano automaticamente amministratori.

Se anche una persona volesse rinunciare alla carica di amministratore non potrebbe.  Non è possibile infatti lasciare l’incarico senza lasciare la chat, così come non è possibile revocare un amministratore senza rimuoverlo dalla chat.

Immagine, nome (oggetto) e descrizione del gruppo

L’immagine, il nome, che WhatsApp definisce Oggetto del gruppo e la descrizione, possono essere soggette a restrizioni. L’amministratore può decidere se queste possono essere modificate da ognuno dei partecipanti o solo dagli amministratori.

Per definire a chi è dare la possibilità di modificare le info del gruppo

  • accedi alla gestione del gruppo toccando il nome dello stesso in alto
  • scorri un po’ la schermata fino a trovare Impostazioni gruppo
  • tocca la scritta Impostazioni gruppo
  • fai tap su Modifica informazioni del gruppo
  • tocca l’opzione che preferisci e poi dai OK

Modificare l’immagine

È possibile modificare l’immagine del gruppo, a seconda delle impostazioni volute dagli amministratori potranno farlo tutti i partecipanti o solo gli amministratori. Sei sei abilitato alla modifica dell’immagine del gruppo puoi farlo in questo modo.

  • Accedi alla gestione del gruppo facendo tap sul nome del gruppo in alto
  • Tocca l’immagine del gruppo o l’immagine di default se ancora non ne è stata assegnata una
  • Nella parte bassa dello schermo scegli il modo per impostare l’immagine del gruppo

Modificare il nome del gruppo (oggetto)

Il nome del gruppo è modificabile dagli tutti gli utenti o dagli amministratori, dipende dalle impostazioni. Se puoi e vuoi modificare il nome del gruppo (che la app definisce oggetto) fai così.

  • Accedi alla gestione del gruppo toccando il nome del gruppo in alto
  • Fai tap sulla matita che c’è accanto al nome del gruppo
  • Scrivi un nuovo nome (oggetto) del gruppo.
  • Ricorda che puoi usare al massimo 25 caratteri

Aggiungere o  modificare la descrizione di un gruppo WhatsApp

La descrizione è stata inserita in tempi più recenti. Serve per chiarire qual è l’argomento del gruppo ed eventualmente a dettare le regole generali dello stesso, non puoi dilungarti troppo perché puoi usare al massimo 512 caratteri. Per aggiungere o modificare la descrizione di un gruppo devi fare i questo modo

  • Entra nella gestione del gruppo facendo tap sul nome del gruppo in alto
  • Tocca la scritta Descrizione o, se c’è, la descrizione precedente
  • Scrivi (o sovrascrivi) la descrizione che vuoi dare
  • Ricorda che puoi usare al massimo 512 caratteri

Silenziare un gruppo

Di solito la quantità di messaggi che si scambiano su un gruppo è molto elevata. Per questo motivo la maggior parte degli utenti silenzia i gruppi, per non essere infastidito dalle notifiche sonore che si susseguono a raffica.

Per silenziare le notifiche

  • Entra nella schermata di gestione toccando il nome del gruppo in alto
  • Sposta verso destra lo slider Silenzia notifiche
  • Decidi per che periodo vuoi silenziare la chat
  • 8 ore
  • 1 settimana
  • 1 anno

Puoi anche decidere se ricevere o meno le notifiche visive mettendo o levando la spunta al campo Mostra notifiche.

Consentire l’uso della chat di WhatsApp solo agli amministratori

I gruppi sono molto importanti per WhatsApp, per questo è molto attenta allo sviluppo di questo canale. Ai gruppi vengono aggiunte spesso nuove funzionalità. Tra queste una molto rilevante è la possibilità di silenziare gli utenti di un gruppo. La funzione è nuova e per il momento un amministratore può solo decidere di impedire l’uso della chat agli utenti, senza individuarli in modo specifico. Nel mentre tutti gli amministratori possono continuare a postare messaggi sul gruppo. Magari in futuro questa funzione potrà essere più mirata.

Nei gruppi di WhatsApp in cui un amministratore ha consentito ai soli amministratori di inviare messaggi, gli altri utenti posso rispondere in privato toccando Scrivi all’amministratore.

Sicuramente questa funzione serve a dare la possibilità di inviare messaggi ritenuti particolarmente importanti, che in un contesto di chat molto attiva, potrebbero passare inosservati. Da questa nuova funzione scaturisce la possibilità di creare gruppi “unidirezionali”, penso ad aziende che danno istruzioni ai propri dipendenti, a insegnati che assegnano compiti alle proprie classi, a guide turistiche che forniscono informazioni ai turisti.

Proprio l’ultimo esempio mi fa pensare che questa funzione dovrebbe incentivare la creazione di gruppi usa e getta. Ad esempio, partecipi ad una crociera e vieni inserito in un gruppo che fornisce informazioni dettagliate e temporizzate sulle attività che puoi fare a bordo.

Terminata la crociera il gruppo, senza più ragione di esistere, viene eliminato.

Unire due gruppi WhatsApp

Vuoi unire due gruppi su WhatsApp? Bene, non esiste una funzione per farlo, però il problema è facilmente aggirabile. Sì può ricorrere ad un trucco, anzi ce ne sono due.

Unire due gruppi tramite invito

Il metodo è dell’invito è quello che ritengo più corretto. Se vuoi che i partecipanti di un gruppo entrino in un altro gruppo, ed ottenere come risultato l’unione di due gruppi, puoi creare un link di invito al gruppo che hai individuato come quello che resterà attivo e pubblicarlo sul gruppo che intendi chiudere dopo l’unione.

Per correttezza io avviserei tutti i partecipanti, di entrambi i gruppi, dell’intenzione procedere con una fusione e verificherei che la cosa fosse accolta in maniera positiva da tutti. A quel punto pubblicherei il link di invito sul gruppo destinato a chiudere invitando tutti ad aderire al nuovo gruppo seguendo il link pubblicato.

Unire due gruppi tramite aggiunte

Il metodo delle aggiunte è per certi versi più sbrigativo, ma non per questo meno impegnativo. Come probabilmente sai già, per aggiungere un utente ad un gruppo non hai bisogno del suo consenso. Grazie a questo fatto puoi aggiungere ad un gruppo tutti i partecipanti di un altro, senza il bisogno di una azione da parte loro e ottenendo come risultato l’unione dei due gruppi. Se il gruppo che vai a chiudere è numeroso allora la cosa può essere un po’ complicata perché hai bisogno di stilare un elenco di tutti partecipanti per aggiungerli prima alla tua rubrica, se non ci sono ancora, e poi al gruppo unificato.

Il lavoro lo fai tutto tu e potrebbe richiedere un po’ di tempo, però in questo modo hai un maggiore controllo della situazione:

  • decidi tu chi passa da un gruppo all’altro
  • non hai necessità del consenso
  • gestisci i tempi del processo

Fai attenzione perchè un’azione non condivisa dagli utenti potrebbe portare malcontento e qualcuno potrebbe lasciare il nuovo gruppo perché magari ci sono utenti non graditi.

N.B. non devi essere amministratore di entrambi i gruppi: ti basta essere amministratore di quello che resterà e partecipante nell’altro. Questo vale per entrambi i metodi descritti.

Chattare sui gruppi WhatsApp

Le funzioni di base

Le chat di gruppo funzionano esattamente come quelle one-to-one: puoi inviare messaggi di testo, messaggi vocali, foto audio, video ed altri allegati. Si differenziano solo per alcune peculiarità che ti spiego qui di seguito.

Quando invii in messaggio su un gruppo questo può essere letto da tutti i partecipanti. Lo stesso vale per foto, allegati, audio e video. Fai attenzione quindi a quello che scrivi o che invii. Ci sono tante persone in ascolto e qualcuna potrebbe offendersi anche solo per una sciocchezza. Rispetta le regole del bon ton di gruppo di cui ti parlo alla fine di questo articolo.

In ogni caso, se ti dovesse scappare qualcosa di poco conveniente, puoi sempre eliminare il messaggio appena inviato.

Eliminare un messaggio inviato su un gruppo

Per eliminare un messaggio inviato su un gruppo WhatsApp fai cosi:

  • fai un tocco prolungato sul messaggio che vuoi eliminare
  • a seconda del tuo smartphone puoi scegliere la voce elimina o toccare il cestino in alto
  • nel menu che appare scegli Elimina per tutti

Questo comando elimina il messaggio dalla chat e chi non lo ha ancora letto non lo potrà più leggere. Chi lo ha già letto invece, continuerà a vederlo sul proprio dispositivo. Se non è disponibile la voce Elimina per tutti vuol dire che tutti i componenti del gruppo hanno già letto il messaggio e che quindi è impossibile eliminarlo.

Vedere chi ha letto il messaggio

Nelle chat one-to-one le doppie spunte blu ti avvisano che la persona con cui chatti ha letto il messaggio che gli hai inviato. Nei gruppi le doppie spinte blu escono solo dopo che tutti i partecipanti hanno letto il messaggio. Nel frattempo potrebbero passare molte ore o giorni!

Nei gruppi hai la possibilità di sapere alcune informazioni sul messaggio che hai inviato:

  • le persone che lo hanno letto
  • chi lo ha ricevuto
  • il numero delle persone che non lo hanno ricevuto

Per accedere alle informazioni relative ad un messaggio inviato in un gruppo su WhatsApp

  • fai un tocco prolungato sul messaggio che hai inviato
  • tocca la voce informazioni o l’icona con la i nella parte alta dello schermo

Vedrai il nome delle persone hanno letto il messaggio, il nome delle persone che lo hanno ricevuto ma non letto. Rimanenti, a seconda che si trovi nel riquadro Letto da o in quello Consegnato a indica rispettivamente, il numero degli utenti che non hanno ancora letto il messaggio e quelli che non lo hanno ancora ricevuto.

Cercare un partecipante ad un gruppo

Il numero massimo di partecipanti ad un gruppo è 256. A seconda dei punti di vista possono essere pochi o tanti. In ogni caso sono abbastanza da rendere difficile la ricerca di uno di questi. Per questo motivo con l’aggiornamento di maggio 2018 è stato inserita la possibilità di cercare un singolo utente all’interno di una chat di gruppo.

Per trovare un utente in un gruppo:

  • accedi alle impostazioni del gruppo facendo tap sul suo nome in alto
  • scorri un po’ la schermata fino a che non inizia l’elenco dei partecipanti
  • accanto al numero dei partecipanti c’è una lente di ingrandimento, toccala
  • cerca una persona tramite il suo nome o tramite il suo numero di telefono

Menzionare un utente nel gruppo

Quasi tutti gli utenti delle chat di gruppo tengono silenziate le notifiche. C’è però un modo per far si che un certo utente riceva la notifica sonora per un messaggio. Devi menzionarlo nel messaggio. Per fare questo ti basta inserire il carattere chiocciola @, la conseguenza è che WhatsApp  ti mostra l’elenco dei partecipanti, dal quale tu puoi scegliere a chi inviare la notifica. Nel messaggio sarà inserita la chiocciola seguita dal nome dell’utente nominato, di seguito potrai scrivere il tuo messaggio.

Tutti gli utenti vedranno questo messaggio, in più la persona nominata riceverà una notifica sonora anche se il gruppo è silenziato.

Se un utente accede alla chat dopo molto tempo, durante il quale ha ricevuto delle menzioni, vedrà in basso a destra il simbolo @ chiocciola. Il simbolo @ gli comunica appunto che ha ricevuto delle menzioni e toccandolo vedrà i messaggi in cui è stato “nominato”.

Chiamate di gruppo e video messaggi

Se ne parla da un po’ ma queste funzioni ancora non sono state integrate nella app di messaggistica. Puoi star sicuro però che in un futuro abbastanza prossimo entreranno a far parte delle funzioni a disposizione degli utenti.

Gruppi WhatsApp, i problemi più comuni

I gruppi WhatsApp, utilissimi in mille occasioni, sono però anche il focolaio di accese discussioni e motivo di liti furiose. I motivi sono diversi. Vediamo i più comuni.

Presenza di utenti bloccati

Come saprai su WhatsApp puoi bloccare un utente per impedirgli di avere contatti con te. Ma se questo utente è su un gruppo con te, potrà vedere tutto quello che scrivi ed anche tu potrai vedere tutto quello che scrive. Inoltre potrebbe nominarti utilizzando la chiocciola. Spesso quello che non si riesce a dire  in privato, per effetto del blocco, viene poi detto in pubblico con effetti catastrofici!

Bloccare i gruppi WhatsApp

Potresti essere stato inserito, tuo malgrado, in un gruppo in cui non desideri essere. La cosa più normale da fare in questo caso è lasciare il gruppo. Può capitare però che l’amministratore sia particolarmente insistente e ti reinserisca nel gruppo ogni volta che lo lasci. Purtroppo non ci sono altre soluzioni che quella di bloccare la persona che ti sta forzando a stare in un gruppo indesiderato. Per bloccare un contatto su WhatsApp segui la procedura descritta in questo articolo.

Come abbandonare un gruppo WhatsApp

I gruppi possono creare diversi problemi ed a volte la soluzione migliore è quella di abbandonare. Per abbandonare un gruppo

  • Vai nella gestione toccando la parte alta dello schermo dove c’è il nome del gruppo
  • Fai scorrere la schermata fino in fondo
  • Tocca la voce Abbandona Gruppo
  • Conferma la tua intenzione nella finestra di dialogo

Abbandonare i gruppi WhatsApp senza farlo sapere

Questo è solo un piccolo trucco per lasciare un gruppo senza farti troppo notare, sopratutto da chi non ha il tuo numero in rubrica. Prima di abbandonare cambia il tuo nome nell’app. Per fare questo

  • Fai tap sui tre puntini in alto a destra
  • Nel menu scegli Impostazioni
  • Nelle impostazioni tocca il rigo dove vedi il tuo nome
  • Gestione del profilo, tocca la matita
  • Cambia il tuo nome
  • Fai tap su OK

Ora che hai cambiato il tuo nome con uno non riconoscibile dalla maggior parte dei partecipanti, puoi lasciare il gruppo senza essere troppo notato 😉

Il galateo nei gruppi WhatsApp

Troppo spesso i gruppi sono territorio di scontro, luogo per regolamenti di conti e comunque liti e battibecchi sono all’ordine del giorno. Non dovrebbe essere così. Perché le cose funzionino tutti i partecipanti sono tenuti al rispetto di comuni regole sociali. L’amministratore ha il compito di far rispettare il bon ton e di invitare i partecipanti ai gruppi di WhatsApp alla civiltà.

Partecipare ad uno o più gruppi WhatsApp vuol dire condividere le finalità del gruppo stesso. I gruppi nascono per le finalità più disparate, ma pur sempre per uno scopo. In teoria non dovrebbe esistere un gruppo senza uno scopo.

Qualche regola di bon ton

La regola principale del galateo dei gruppi è quelle di non scrivere messaggi che non siano in linea con le finalità del gruppo. Di conseguenza i messaggi di buongiorno e buonanotte, non sono coerenti con il gruppo dei genitori degli alunni di una classe. Il tifo per una squadra di calcio, non è l’ideale per un gruppo che non nasca con questa finalità. I messaggi politici, non vanno bene nel gruppo della scuola di ballo.

Rimanere aderenti alle finalità del gruppo è il modo migliore per evitare ogni screzio. È compito dell’amministratore inserire solo persone funzionali allo scopo del gruppo. Ad esempio nel gruppo dei genitori degli alunni non vanno inseriti gli insegnanti.

Inoltre

  • non offendere nessuno
  • evita di dire qualcosa che possa anche solo essere frainteso e ritenuto offensivo
  • non essere discriminatorio in nessun modo e verso nessuno
  • se bocci qualche proposta, dai subito un’alternativa
  • proponi per l’inserimento solo persone affidabili e coerenti con lo scopo del gruppo
  • sii sempre il primo a stemperare gli animi
  • non rispondere alle provocazioni
  • prima di rispondere ad una provocazione pensaci bene e poi NON rispondere
  • partecipa alla vita del gruppo e non saltare fuori solo al momento opportuno
  • collabora alla realizzazione degli scopi del gruppo

Conclusione

Ho cercato di darti un po’ di dritte su come vivere e sopravvivere ai gruppi WhatsApp. Sono utili e divertenti ma pieni di insidie, stai sempre attento a non creare problemi agli altri ed a te. Grazie per aver letto il mio articolo Gruppi WhatsApp: gestione, uso, trucchi e regole di sopravvivenza.

Un articolo di Alessandro Nicotra pubblicato il 16 Gennaio 2018 e modificato l'ultima volta il 25 Febbraio 2019